Resultados eficientes e confiáveis numa investigação corporativa passa pelo estabelecimento de uma eficiente estratégia

Por: Dercio Carvalhêda 2 de outubro de 2024

A investigação corporativa é um campo delicado que lida com o equilíbrio entre sigilo, precisão e eficácia. Sem uma estratégia clara, o risco de prejudicar a integridade da empresa ou falhar em obter provas essenciais aumenta significativamente.

Este artigo explora os principais passos para a criação de uma estratégia sólida, permitindo que as investigações internas produzam resultados confiáveis e minimizem danos à organização.

1. Compreensão Profunda do Contexto

Antes de iniciar qualquer investigação, é fundamental entender a cultura organizacional, o ambiente regulatório e a natureza do problema. Isso envolve coletar informações preliminares que ajudem a moldar a estratégia, como o setor em que a empresa opera, suas vulnerabilidades e o histórico dos indivíduos envolvidos.

Exemplo: Investigar um possível esquema de desvio financeiro em uma empresa familiar requer uma abordagem diferente de uma investigação de fraude em uma corporação multinacional.

2. Definição Clara dos Objetivos e o 5W2H

Toda investigação deve ter objetivos claros e mensuráveis. Isso permite que os investigadores foquem em encontrar soluções e resultados que realmente importem, ao invés de seguir pistas desnecessárias.

Uma ferramenta poderosa para isso é o método 5W2H, que garante uma abordagem ampla e organizada das perguntas que devem ser respondidas:

  • What: O que está sendo investigado? (Desvio de recursos? Fraude em contratos?)
  • Why: Por que a investigação foi iniciada? (Denúncias, alertas internos, auditorias?)
  • Where: Onde ocorreu o problema? (Em qual departamento ou área da empresa?)
  • When: Quando os fatos ocorreram? (Datas relevantes para a investigação.)
  • Who: Quem está envolvido ou pode estar relacionado com os fatos?
  • How: Como o problema foi identificado? (Por meio de auditoria, denúncia anônima, análise de dados?)
  • How Much: Qual é o impacto potencial? (Financeiro, reputacional, operacional?)

Utilizando o 5W2H, é possível desenhar uma visão mais clara do cenário, facilitando o foco da investigação em aspectos críticos e na obtenção de resultados precisos.

Exemplo: Ao iniciar a investigação de emissão de boletos falsos, responder às perguntas do 5W2H permite uma delimitação mais clara das responsabilidades, pontos de vulnerabilidade e meios de ação.

3. Recolhimento de Provas e Documentação

O próximo passo é identificar e proteger as fontes de prova. Isso inclui garantir a preservação de documentos, e-mails, gravações de reuniões e outros materiais relevantes, evitando sua destruição ou adulteração. A coordenação com o setor jurídico é crucial para garantir que o processo respeite a legalidade e esteja em conformidade com regulamentos de compliance.

Dica prática: Solicitando registros financeiros, contratos com fornecedores, computadores e celulares corporativos e até mesmo declarações de pessoas-chave na empresa.

4. Formação da Equipe de Investigação

Uma investigação é uma atividade multidisciplinar, que obrigatoriamente necessita de pessoas com diferentes tipos de atividades. Selecionar os profissionais certos para conduzir a investigação é essencial. A equipe deve ser composta de pessoas com habilidades técnicas, analíticas e conhecimento sobre o setor. Além disso, o uso de consultorias externas pode ajudar a assegurar a neutralidade e expertise.

Exemplo: Para uma investigação em uma indústria de tecnologia, pode ser útil incluir peritos em segurança da informação; para uma de fraudes financeiras, experts em contabilidade etc.

5. Implementação da Estratégia de Comunicação

Uma boa investigação não é apenas sobre os fatos. A estratégia de comunicação interna e externa durante uma investigação precisa ser bem pensada para proteger a reputação da empresa e mitigar possíveis danos. Somente os envolvidos devem ser informados inicialmente e declarações públicas devem ser controladas.

Exemplo: Divulgar informações prematuras pode prejudicar o andamento da investigação, comprometendo os resultados.

6. Análise e Relatórios

Após a coleta de provas, a análise minuciosa dos dados é o ponto decisivo da investigação. Aqui, os investigadores devem compilar relatórios que detalhem as descobertas e que ofereçam recomendações práticas e realizáveis para corrigir os problemas identificados.

Dica prática: Estruturar relatórios claros e objetivos, dividindo-os em etapas compreensíveis para a alta gestão, facilita a tomada de decisões.

7. Adoção de Medidas Corretivas e Preventivas

O resultado de uma investigação corporativa pode levar a uma série de recomendações para a implementação de medidas corretivas e preventivas. Essas medidas ajudarão a mitigar o risco de futuros problemas e fortalecerão a integridade da organização.

Tal medida pode estar no âmbito da equipe investigativa ou não, a depender do escopo previamente determinado.

Exemplo: Após identificar falhas no sistema de compliance, implementar um sistema de monitoramento mais rigoroso para prevenir fraudes futuras.

8. Manter a Mente Aberta para Mudanças na Estratégia

Investigações corporativas são dinâmicas por natureza. Muitas vezes, novas informações surgem à medida que a investigação avança e isso pode exigir uma mudança de estratégia. Manter uma mente aberta e ser flexível para ajustar o curso da investigação é essencial para garantir que os resultados reflitam a verdade.

Exemplo: Em uma investigação de fraude financeira, novas evidências podem apontar para um esquema maior ou revelar um outro envolvido. Nesses casos, é importante reavaliar os recursos e focos da investigação para seguir o novo caminho que se apresenta.

Dica prática: Crie pontos de controle regulares durante a investigação para revisar o andamento e discutir a possibilidade de mudanças de rota com a equipe envolvida.

Conclusão

Investigações corporativas eficientes dependem da criação de uma estratégia sólida que equilibre legalidade, precisão e flexibilidade. Ao seguir os passos delineados, e mantendo a mente aberta para ajustar o curso quando necessário, as empresas podem resolver os problemas atuais além de construir um ambiente mais seguro e transparente para o futuro.

Publicado em: 2 de outubro de 2024 por