A investigação corporativa é um campo delicado que lida com o equilíbrio entre sigilo, precisão e eficácia. Sem uma estratégia clara, o risco de prejudicar a integridade da empresa ou falhar em obter provas essenciais aumenta significativamente.
Este artigo explora os principais passos para a criação de uma estratégia sólida, permitindo que as investigações internas produzam resultados confiáveis e minimizem danos à organização.
1. Compreensão Profunda do Contexto
Antes de iniciar qualquer investigação, é fundamental entender a cultura organizacional, o ambiente regulatório e a natureza do problema. Isso envolve coletar informações preliminares que ajudem a moldar a estratégia, como o setor em que a empresa opera, suas vulnerabilidades e o histórico dos indivíduos envolvidos.
Exemplo: Investigar um possível esquema de desvio financeiro em uma empresa familiar requer uma abordagem diferente de uma investigação de fraude em uma corporação multinacional.
2. Definição Clara dos Objetivos e o 5W2H
Toda investigação deve ter objetivos claros e mensuráveis. Isso permite que os investigadores foquem em encontrar soluções e resultados que realmente importem, ao invés de seguir pistas desnecessárias.
Uma ferramenta poderosa para isso é o método 5W2H, que garante uma abordagem ampla e organizada das perguntas que devem ser respondidas:
- What: O que está sendo investigado? (Desvio de recursos? Fraude em contratos?)
- Why: Por que a investigação foi iniciada? (Denúncias, alertas internos, auditorias?)
- Where: Onde ocorreu o problema? (Em qual departamento ou área da empresa?)
- When: Quando os fatos ocorreram? (Datas relevantes para a investigação.)
- Who: Quem está envolvido ou pode estar relacionado com os fatos?
- How: Como o problema foi identificado? (Por meio de auditoria, denúncia anônima, análise de dados?)
- How Much: Qual é o impacto potencial? (Financeiro, reputacional, operacional?)
Utilizando o 5W2H, é possível desenhar uma visão mais clara do cenário, facilitando o foco da investigação em aspectos críticos e na obtenção de resultados precisos.
Exemplo: Ao iniciar a investigação de emissão de boletos falsos, responder às perguntas do 5W2H permite uma delimitação mais clara das responsabilidades, pontos de vulnerabilidade e meios de ação.
3. Recolhimento de Provas e Documentação
O próximo passo é identificar e proteger as fontes de prova. Isso inclui garantir a preservação de documentos, e-mails, gravações de reuniões e outros materiais relevantes, evitando sua destruição ou adulteração. A coordenação com o setor jurídico é crucial para garantir que o processo respeite a legalidade e esteja em conformidade com regulamentos de compliance.
Dica prática: Solicitando registros financeiros, contratos com fornecedores, computadores e celulares corporativos e até mesmo declarações de pessoas-chave na empresa.
4. Formação da Equipe de Investigação
Uma investigação é uma atividade multidisciplinar, que obrigatoriamente necessita de pessoas com diferentes tipos de atividades. Selecionar os profissionais certos para conduzir a investigação é essencial. A equipe deve ser composta de pessoas com habilidades técnicas, analíticas e conhecimento sobre o setor. Além disso, o uso de consultorias externas pode ajudar a assegurar a neutralidade e expertise.
Exemplo: Para uma investigação em uma indústria de tecnologia, pode ser útil incluir peritos em segurança da informação; para uma de fraudes financeiras, experts em contabilidade etc.
5. Implementação da Estratégia de Comunicação
Uma boa investigação não é apenas sobre os fatos. A estratégia de comunicação interna e externa durante uma investigação precisa ser bem pensada para proteger a reputação da empresa e mitigar possíveis danos. Somente os envolvidos devem ser informados inicialmente e declarações públicas devem ser controladas.
Exemplo: Divulgar informações prematuras pode prejudicar o andamento da investigação, comprometendo os resultados.
6. Análise e Relatórios
Após a coleta de provas, a análise minuciosa dos dados é o ponto decisivo da investigação. Aqui, os investigadores devem compilar relatórios que detalhem as descobertas e que ofereçam recomendações práticas e realizáveis para corrigir os problemas identificados.
Dica prática: Estruturar relatórios claros e objetivos, dividindo-os em etapas compreensíveis para a alta gestão, facilita a tomada de decisões.
7. Adoção de Medidas Corretivas e Preventivas
O resultado de uma investigação corporativa pode levar a uma série de recomendações para a implementação de medidas corretivas e preventivas. Essas medidas ajudarão a mitigar o risco de futuros problemas e fortalecerão a integridade da organização.
Tal medida pode estar no âmbito da equipe investigativa ou não, a depender do escopo previamente determinado.
Exemplo: Após identificar falhas no sistema de compliance, implementar um sistema de monitoramento mais rigoroso para prevenir fraudes futuras.
8. Manter a Mente Aberta para Mudanças na Estratégia
Investigações corporativas são dinâmicas por natureza. Muitas vezes, novas informações surgem à medida que a investigação avança e isso pode exigir uma mudança de estratégia. Manter uma mente aberta e ser flexível para ajustar o curso da investigação é essencial para garantir que os resultados reflitam a verdade.
Exemplo: Em uma investigação de fraude financeira, novas evidências podem apontar para um esquema maior ou revelar um outro envolvido. Nesses casos, é importante reavaliar os recursos e focos da investigação para seguir o novo caminho que se apresenta.
Dica prática: Crie pontos de controle regulares durante a investigação para revisar o andamento e discutir a possibilidade de mudanças de rota com a equipe envolvida.
Conclusão
Investigações corporativas eficientes dependem da criação de uma estratégia sólida que equilibre legalidade, precisão e flexibilidade. Ao seguir os passos delineados, e mantendo a mente aberta para ajustar o curso quando necessário, as empresas podem resolver os problemas atuais além de construir um ambiente mais seguro e transparente para o futuro.