Cada vez mais a questão regulatória se torna mais complexa em todo o mundo. Isso impõe às empresas a necessidade de implementarem programas de compliance cada vez mais eficazes e detalhados.
Dentre os vários pilares que compõem os programas de compliance, o “Controles Internos, Auditoria e Monitoramento” destaca-se como um dos mais cruciais para garantir a conformidade contínua e a integridade das operações empresariais, de forma transparente e aderente.
Controles Internos
Controles internos são processos e procedimentos implementados para assegurar a eficácia operacional. Essa operação deverá atentar para a confiabilidade das informações financeiras e a conformidade com leis e regulamentos aplicáveis.
Eles incluem:
- Segregação de Funções: A separação de responsabilidades entre diferentes funcionários para prevenir fraudes e erros. Isso envolve garantir que nenhuma pessoa tenha controle total sobre todas as fases de uma transação, desde a autorização até a execução e registro.
- Autorização e Aprovação: Procedimentos que garantem que todas as transações sejam revisadas e aprovadas por pessoas com a devida autoridade. Isso inclui políticas claras sobre quem pode aprovar transações financeiras, contratos e outras operações críticas.
- Controles Físicos e Lógicos: Medidas de segurança para proteger ativos e informações sensíveis da empresa. Controles físicos podem incluir fechaduras e sistemas de segurança, enquanto controles lógicos envolvem senhas, criptografia e acesso restrito a sistemas de TI.
- Reconciliação e Revisões: Processos para comparar dados de diferentes fontes e assegurar que eles sejam consistentes e precisos. Revisões regulares das contas e registros financeiros ajudam a identificar e corrigir discrepâncias.
- Documentação Adequada: Manutenção de registros completos e precisos de todas as transações e atividades. A documentação deve ser organizada e acessível, facilitando auditorias e revisões futuras.
Auditoria
A auditoria, tanto interna quanto externa, é fundamental para avaliar a eficácia dos controles internos e a conformidade com a legislação, políticas e regulamentos.
As principais funções da auditoria incluem:
- Avaliação Independente: Fornecer uma visão imparcial sobre a eficácia dos controles internos e a conformidade regulatória. Auditores internos ou externos revisam os processos da empresa para identificar áreas de risco e oportunidades de melhoria.
- Identificação de Riscos: Detectar áreas de vulnerabilidade e propor melhorias. Isso envolve a análise de processos críticos, avaliação de riscos financeiros e operacionais, e recomendação de medidas corretivas.
- Acompanhamento de Recomendações: Garantir que as sugestões de melhorias sejam implementadas e acompanhadas adequadamente. Auditores devem monitorar a implementação das recomendações e avaliar a eficácia das mudanças realizadas.
- Verificação de Conformidade: Assegurar que a empresa esteja cumprindo todas as leis e regulamentos aplicáveis. Isso inclui a revisão de políticas internas e a avaliação da aderência às normativas externas.
- Teste de Controles: Realização de testes periódicos para verificar se os controles internos estão funcionando conforme o esperado. Esses testes ajudam a identificar falhas ou fraquezas nos processos de controle.
Monitoramento
O monitoramento contínuo é vital para assegurar que o programa de compliance esteja funcionando conforme o planejado e que os controles internos permaneçam eficazes ao longo do tempo. As estratégias de monitoramento incluem:
- Revisões Periódicas: Realização de avaliações regulares dos controles e processos de compliance. Revisões periódicas ajudam a identificar e corrigir problemas antes que eles se tornem críticos. Essa periodicidade pode ser pré-estabelecida, mas não se pode esquecer de se realizar toda revisão quando ocorre algum tipo de mudança legislativa ou de política ou de procedimento internos.
- Uso de Tecnologia: Implementação de sistemas automatizados para monitorar transações e detectar anomalias em tempo real. Ferramentas de monitoramento automatizadas podem analisar grandes volumes de dados e identificar padrões suspeitos. O uso de inteligência artificial torna-se imperioso em organizações que buscam eficácia e transparência.
- Relatórios e Indicadores de Desempenho: Desenvolvimento de métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir a eficácia do programa de compliance. KPIs comuns incluem o número de incidentes de não conformidade, tempo de resposta a violações e a eficácia das medidas corretivas.
- Auditorias Contínuas: Condução de auditorias em tempo real ou frequentes para garantir que os controles internos estão sempre sob vigilância. Auditorias contínuas permitem uma resposta rápida a qualquer problema identificado.
- Feedback e Melhoria Contínua: Coleta de feedback dos funcionários e partes interessadas sobre a eficácia dos controles e processos de compliance. Usar esse feedback para implementar melhorias contínuas no programa de compliance.
Conclusão
A implementação de controles internos eficientes, aliados a auditorias regulares e monitoramento contínuo, constitui mais um elemento essencial de um programa de compliance bem-sucedido.
Empresas que investem nesses pilares garantem a conformidade regulatória, fortalecem sua posição no mercado, mitigam riscos e promovem uma cultura de integridade e de transparência.
Isso é ainda maior para pequenas e médias empresas que tem um orçamento mais enxuto e não podem se dar ao “luxo” de sofrer com qualquer consequência da falta de eficácia de um programa de compliance forte.