A coleta e análise de documentos, sejam eles eletrônicos ou físicos, desempenham um papel crucial nas investigações internas. Esses processos, longe de serem simples como muitos pensam, ajudam a identificar fraudes e irregularidades, a garantir a conformidade regulatória e a mitigar riscos.
Neste artigo, discutiremos as melhores práticas e estratégias para a coleta e análise eficazes de documentos, destacando a importância da cadeia de custódia.
1. Planejamento da Coleta de Documentos
Antes de iniciar a coleta de documentos, é primordial planejar cuidadosamente a abordagem. Para isso, temos que definir o escopo da investigação, identificar as fontes de documentos relevantes e determinar as ferramentas e métodos que serão utilizados.
- Definição do Escopo: Clarificar o objetivo da investigação e quais tipos de documentos são necessários. Isso ajuda a focar os esforços e a evitar a coleta excessiva de informações irrelevantes. Não se pode esquecer que a busca por documentos que não guardam relação com a investigação em si podem ser objeto de anulação por via judicial, atrapalhando as investigações em si e aumento os seus custos.
- Identificação das Fontes: Determinar onde os documentos estão armazenados. Isso pode incluir sistemas de gerenciamento de documentos, servidores de e-mail, arquivos físicos e dispositivos eletrônicos.
2. Coleta de Documentos Eletrônicos
A coleta de documentos eletrônicos deve ser conduzida de maneira sistemática, direta e respeitando as normas de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
- Ferramentas de e-Discovery: Utilizar ferramentas de e-discovery para localizar, coletar e preservar documentos eletrônicos. Essas ferramentas permitem a busca eficiente por palavras-chave e a extração de dados relevantes de grandes volumes de informações. Há diversas empresas e ferramentas disponíveis para isso, variando os custos, o alcance e a amigabilidade de uso, dentre outros aspectos.
- Metadados: Preservar os metadados associados aos documentos eletrônicos, pois eles fornecem informações importantes sobre a criação, modificação e acesso aos documentos.
3. Coleta de Documentos Físicos
Apesar da digitalização, muitos documentos importantes ainda são mantidos em formato físico. A coleta desses documentos requer uma abordagem diferente.
- Inventário e Catalogação: Fazer um inventário detalhado dos documentos físicos antes de removê-los do local. Catalogar esses documentos ajuda a manter a organização e a integridade das evidências, além de deixar explícito o porquê esses documentos foram coletados e em que serão utilizados.
- Cópias Digitais: Sempre que possível, digitalizar os documentos físicos para facilitar a análise e a preservação. Certificar que as cópias digitais sejam de alta qualidade e que todas as informações relevantes sejam capturadas.
4. Cadeia de Custódia
A cadeia de custódia é um aspecto crítico em qualquer investigação que envolve a coleta de documentos, sejam eles eletrônicos ou físicos. Ela garante a integridade e a autenticidade das evidências coletadas ao longo de todo o processo investigativo.
- Importância para Documentos Eletrônicos: A cadeia de custódia deve registrar quem coletou os documentos eletrônicos, quando e como foram coletados e qualquer acesso ou modificação subsequente. Isso é essencial para assegurar que as evidências não foram adulteradas.
- Importância para Documentos Físicos: Para documentos físicos, a cadeia de custódia deve documentar cada transferência de posse, desde a coleta inicial até a análise final. Isso ajuda a prevenir alegações de contaminação ou manipulação das evidências.
5. Análise de Documentos
A análise eficaz de documentos é fundamental para extrair informações valiosas e detectar irregularidades. Isso pode ser feito manualmente ou com o auxílio de softwares especializados.
- Análise Manual: Envolve a revisão detalhada de documentos por analistas treinados. É particularmente útil para documentos complexos que exigem interpretação contextual.
- Análise Automatizada: Ferramentas de análise automatizada podem processar grandes volumes de documentos rapidamente, identificando padrões e anomalias que podem indicar fraudes ou irregularidades.
- Uso de Inteligência Artificial: A utilização de inteligência artificial na análise se torna cada vez mais um aspecto importante seja na diminuição de custos, seja na busca e na sugestão do que se procurar. A capacidade de processamento da IA ultrapassa, em muito, a capacidade humana e ela não deve ser descartada, principalmente quando se lida com grandes volumes de dados.
6. Conformidade e Ética
Durante todo o processo de coleta e análise, é vital garantir a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis, como a LGPD no Brasil ou GPDR na Europa. Além disso, é importante manter a integridade e a confidencialidade das informações.
- Proteção de Dados: Adotar medidas rigorosas para proteger os dados coletados contra acessos não autorizados e vazamentos. Isso inclui o uso de criptografia e controles de acesso.
- Transparência: Manter a transparência com os stakeholders sobre os métodos e objetivos da investigação, e respeitar os direitos de privacidade de todos os envolvidos.
Conclusão
A coleta e análise de documentos são componentes chave de uma investigação corporativa eficaz.
Ao seguir as melhores práticas e utilizar as ferramentas apropriadas, as empresas podem detectar e responder a irregularidades de maneira mais eficiente, garantindo a conformidade e minimizando riscos, inclusive os que podem ser confrontados judicialmente.
Os dados são um dos ativos mais valiosos dom mundo moderno, dessa forma a capacidade de gerenciar e analisar informações de maneira eficaz é uma vantagem competitiva significativa e não pode ser deixada em segundo plano.