Em qualquer organização que valorize a integridade e a transparência, o estabelecimento de políticas e procedimentos robustos é um pilar essencial do programa de compliance. As políticas e procedimentos não apenas orientam as operações diárias e as decisões estratégicas, mas também servem como a primeira linha de defesa contra irregularidades e condutas antiéticas.
Políticas e procedimentos são documentos formais que definem como uma organização deve operar e como os problemas devem ser abordados. As políticas estabelecem as regras do jogo, delineando o que é esperado, permitido e proibido. Os procedimentos, por sua vez, fornecem o passo a passo necessário para realizar tarefas de forma consistente e em conformidade com as políticas estabelecidas. Em suma, são bem diferentes, mas um é tão importante quanto o outro para um Programa de Compliance robusto e correto.
Uma política empresarial é um documento que estabelece as intenções, princípios e regras básicas de uma organização. Ela define a direção e os limites dentro dos quais as decisões podem ser tomadas. Em essência, uma política é um guia geral que influencia e orienta as decisões organizacionais e as ações dos colaboradores. As políticas são estratégicas por natureza e frequentemente incluem o “o quê” e o “porquê”, ou seja, o que a organização espera de seus funcionários em termos de conduta, desempenho e conformidade; e as razões pelas quais certas regras são necessárias.
As políticas são desenhadas para serem estáveis e só mudarem em resposta a mudanças significativas na estratégia empresarial, legislação ou cultura corporativa.
Já os procedimentos são descrições, passo a passo, de como as tarefas específicas devem ser realizadas. Eles detalham o “como” das operações diárias, assegurando a consistência e a eficiência na execução das tarefas. Os procedimentos são mais táticos e práticos e incluem as descrições detalhadas de passos específicos que devem ser seguidos para realizar uma tarefa; o momento apropriado para realizar certas atividades dentro do fluxo de trabalho e quem são os responsáveis pela realização de cada passo do processo.
Os procedimentos são mais suscetíveis a mudanças do que as políticas, pois podem ser ajustados frequentemente para melhorar a eficiência ou adaptar-se a novas tecnologias ou métodos de trabalho.
Em resumo, as políticas fornecem o quadro de referência dentro do qual a empresa opera, estabelecendo diretrizes e expectativas. Os procedimentos, por sua vez, são os manuais operacionais que detalham como as políticas devem ser implementadas no dia a dia.
Juntos, as políticas e os procedimento desempenham um importante papel na estrutura de um robusto programa de compliance porque trazem uma orientação aos stakeholders, previnem ou mitigam riscos, preveem respostas a incidentes e a forma e incidência de treinamentos:
- Orientação e Consistência: Eles garantem que todos na organização, de novos empregados a executivos sêniores, entendam suas responsabilidades e os padrões esperados de comportamento. Isso cria um ambiente de trabalho mais previsível e justo.
- Prevenção e Mitigação de Riscos: Políticas claras e procedimentos bem definidos ajudam a prevenir infrações regulamentares e a mitigar riscos legais. Eles servem como um forte dissuasor contra a má conduta, pois os colaboradores sabem que há processos estabelecidos que são monitorados e aplicados.
- Resposta a Incidentes: Em caso de violação de compliance, as políticas e procedimentos facilitam a rápida identificação e correção de falhas, permitindo uma resposta eficaz que pode limitar danos e custos associados.
- Base para Treinamento e Desenvolvimento: Eles são fundamentais para o desenvolvimento de programas de treinamento em compliance, assegurando que todos os funcionários sejam educados sobre como suas ações no dia a dia se alinham com as expectativas legais e éticas da empresa.
Para que as políticas e procedimentos sejam eficazes, elas devem ser claramente escritas, facilmente acessíveis e regularmente atualizadas para refletir as mudanças nas leis e nas melhores práticas do mercado.
Um aspecto que complementa a formulação de políticas e procedimentos é garantir que todos na organização estejam cientes e compreendam essas diretrizes, na medida em que lhes couber. A conscientização é essencial porque, sem o conhecimento adequado dos procedimentos e políticas, os colaboradores estão menos preparados para agir de acordo com as expectativas organizacionais, aumentando o risco de não conformidades.
Deve-se implementar programas de treinamento regulares e abrangentes para educar os colaboradores sobre as políticas e procedimentos relevantes. Isso inclui sessões de integração para novos funcionários e treinamentos de reciclagem periódicos para o pessoal existente.
As políticas e procedimentos devem ser comunicados de maneira clara e concisa. Devem estar disponíveis em formatos acessíveis para garantir que todos os colaboradores, independentemente de seu nível hierárquico ou função, possam acessar e entender as informações.
A liderança deve demonstrar um compromisso visível e ativo com as políticas e os procedimentos e servir de modelo para o restante da organização.
Deve-se encorajar um ambiente onde os colaboradores possam dar feedback sobre as políticas e relatar dificuldades na implementação dos procedimentos. Isso ajuda as áreas que podem necessitar de ajustes e a promover um sentimento de pertencimento e participação ativa.
Além de enfatizar as expectativas, é importante que a organização esclareça as consequências de não cumprir as políticas e os procedimento, deixando claro as devidas consequências e a gradação das penalidades que podem ser impostas.
Políticas e procedimentos eficazes são mais um elemento essencial de um programa de compliance robusto. Sem eles, os esforços para manter a conformidade são ineficazes. Investir no desenvolvimento e na implementação de políticas e procedimentos claros é mais que uma obrigação legal: é uma estratégia inteligente que promove a sustentabilidade e o sucesso.
O conhecimento e a compreensão das políticas e procedimentos são tão importantes quanto a sua criação. Uma abordagem proativa para garantir que todos na organização estejam informados e alinhados com esses documentos reforça a cultura de compliance e fortalece a integridade operacional e a confiança nas práticas empresariais.
Investir na conscientização e na educação contínua, assegura que as organizações tenham seus padrões de compliance conhecidos, entendidos, respeitados e, por consequência direta, mantidos.
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