A Importância e Necessidade dos Serviços Notariais nas Investigações Corporativas no Brasil

Por: Dercio Carvalhêda 16 de julho de 2024

Nas investigações corporativas, é imperioso garantir a integridade e a validade das evidências coletadas para o sucesso e a credibilidade do processo investigativo.

Nesse contexto, os serviços notariais desempenham um papel fundamental, em razão das exigências do judiciário brasileiro.

Este artigo explora quando e por que a utilização dos serviços notariais é necessária em investigações corporativas, bem como os possíveis custos envolvidos e a importância de um advogado na avaliação dessas necessidades.

1. Autenticação de Documentos

Uma das principais funções dos serviços notariais é a autenticação de documentos. Durante uma investigação corporativa, pode ser necessário autenticar cópias de documentos originais para garantir que sejam aceitos como evidências em processos judiciais.

  • Quando é Necessário: Sempre que documentos físicos ou eletrônicos forem coletados e houver a necessidade de utilizá-los como provas em tribunal.
  • Por que é Necessário: A autenticação notarial assegura que as cópias dos documentos tenham a mesma validade jurídica dos originais, evitando contestações sobre a autenticidade das provas.

2. Ata Notarial

A ata notarial é um instrumento público em que o tabelião atesta a ocorrência de fatos presenciados por ele, conferindo fé pública a esses fatos. Esse recurso é particularmente útil em investigações corporativas para registrar evidências de forma imparcial e oficial.

  • Quando é Necessário: Quando há a necessidade de registrar formalmente eventos, como reuniões, entrevistas ou inspeções, que possam ser relevantes para a investigação.
  • Por que é Necessário: A ata notarial proporciona uma prova robusta e incontestável dos fatos registrados, sendo altamente valorizada pelo judiciário em caso de litígios.

3. Certificação de E-mails e Mensagens Eletrônicas

No cenário atual, grande parte das comunicações corporativas é realizada via e-mail ou aplicativos de mensagens, como WhatsApp e outras ferramentas. A certificação notarial dessas comunicações pode ser crucial para garantir sua validade como prova.

  • Quando é Necessário: Quando há suspeitas de fraudes ou irregularidades que envolvem comunicações eletrônicas, incluindo e-mails e mensagens trocadas via WhatsApp ou outras ferramentas.
  • Por que é Necessário: A certificação notarial de e-mails e mensagens eletrônicas confirma o conteúdo e a integridade das comunicações, assegurando que não houve adulteração.

4. Coleta de Depoimentos

Os serviços notariais também podem ser utilizados, embora de maneira bem menos recorrente, para a coleta de depoimentos de testemunhas ou envolvidos na investigação. O tabelião pode registrar as declarações, conferindo-lhes validade jurídica.

  • Quando é Necessário: Em situações em que os depoimentos são críticos para a investigação e podem precisar ser utilizados como prova em tribunal.
  • Por que é Necessário: A presença do tabelião garante que os depoimentos sejam colhidos de forma legal e imparcial, aumentando sua credibilidade e validade jurídica.

Conformidade com Exigências do Judiciário

A utilização dos serviços notariais não só fortalece a posição da empresa em uma investigação interna como também atende às exigências do judiciário brasileiro. O sistema judicial valoriza e frequentemente requer provas robustas e formalmente certificadas para garantir que os processos sejam justos e baseados em evidências incontestáveis, livres da aparência de adulteração.

Custos Envolvidos nos Serviços Notariais

A contratação de serviços notariais pode acarretar custos adicionais à investigação corporativa. Esses custos podem incluir taxas de autenticação de documentos, lavratura de atas notariais, certificação de e-mails e mensagens eletrônicas, e outros serviços notariais especializados.

Importância de Avaliação por Advogado

A contratação de um advogado especializado em investigações corporativas é crucial para avaliar a necessidade e a extensão dos serviços notariais, ajudando a evitar custos desnecessários.

Note-se que muitas das situações acima expostas são realizadas, diretamente, pelo investigador corporativo de forma isenta e imparcial, mas pode haver casos em que o advogado que conduz essa i9nvestigação corporativa entenda que um certo procedimento deva ser acompanhado de registros notariais para dar mais robustez a uma prova que pode vir a ser necessária em lide processual.

Assim, para se evitar maiores custos e invalidações de indícios recolhidos, faz-se necessária a avaliação de um advogado especializado n o assunto, como por exemplo na:

  • Análise de Necessidades: Um advogado pode analisar a situação específica da investigação e determinar quais serviços notariais são realmente necessários, evitando gastos excessivos.
  • Eficiência no Processo: Advogados especializados podem garantir que os serviços notariais sejam utilizados de maneira eficiente e eficaz, alinhando-os com as exigências legais e as necessidades da investigação.
  • Conformidade Jurídica: A orientação de um advogado assegura que todas as etapas da investigação, incluindo a utilização de serviços notariais, estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis, minimizando riscos legais.

Conclusão

Os serviços notariais são essenciais em investigações corporativas, fornecendo uma camada adicional de segurança e validade às evidências coletadas.

Desde a autenticação de documentos até a coleta de depoimentos, a atuação dos tabeliães garante que as provas sejam aceitas pelo judiciário, protegendo a integridade do processo investigativo. A utilização desse serviço deve ser realizada por avaliação de um advogado especializado, o que é fundamental para determinar a necessidade e garantir uma investigação eficiente e em conformidade com as exigências legais.

Publicado em: 16 de julho de 2024 por