Já há algum tempo, o compliance tem se tornado uma prioridade para empresas de todos os setores. Evita ou diminui sanções legais e financeiras e contribui para a construção de uma cultura organizacional ética e transparente.
Para que esses programas sejam realmente eficazes, dentre vários outros pilares de sustentação, é imprescindível que haja um foco constante em treinamento e comunicação.
Este artigo visa discorrer sobre como essas duas componentes são essenciais para o sucesso de um programa de compliance.
Treinamento: A base do conhecimento e da prática
O treinamento é um elemento importantíssimo de um programa de compliance sólido. Sem um treinamento adequado, os colaboradores podem não compreender plenamente as políticas e procedimentos que precisam seguir, o que pode levar a falhas no programa de compliance e, consequentemente, a riscos significativos para a empresa.
Seguem algumas razões pelas quais o treinamento é crucial:
- Consciência e Conhecimento: O treinamento regular garante que todos os colaboradores, desde os altos executivos até os funcionários de nível operacional, estejam cientes das regulamentações, das políticas internas e das implicações de suas ações no ambiente de trabalho.
- Capacitação para Identificação de Riscos:
- Identificação Proativa de Problemas: Funcionários bem treinados estão mais aptos a identificar potenciais riscos antes que eles se materializem em problemas reais. Isso inclui a detecção de comportamentos suspeitos, processos ineficazes ou lacunas em controles internos. Da mesma forma ficam mais atentos às possibilidades de oportunidades de ganhos superiores aos previstos.
- Ferramentas e Técnicas de Análise: O treinamento deve incluir o uso de ferramentas e técnicas específicas para a análise de risco, como matrizes de risco, auditorias internas e avaliações de impacto. Isso capacita os funcionários a realizarem análises detalhadas e precisas.
- Simulações e Estudos de Caso: A inclusão de simulações e estudos de caso reais no treinamento ajuda os funcionários a aplicarem teorias na prática, aprimorando sua habilidade de responder a situações de risco de maneira eficaz.
- Fomento à Cultura de Ética:
- Incorporação de Valores Éticos: Treinamentos regulares e consistentes ajudam a incorporar os valores éticos da empresa no dia a dia dos funcionários, reforçando a importância da integridade e da honestidade, não só no ambiente laboral, mas também fora dele.
- Reconhecimento e Recompensa de Comportamentos Éticos: Programas de treinamento devem incluir mecanismos para reconhecer e recompensar comportamentos corretos, incentivando os funcionários a agirem de acordo com os princípios a que se propõem. Esses incentivos sequer precisam ser de natureza financeira, há várias formas de se recompensar colaboradores.
- Liderança pelo Exemplo: Treinamentos devem envolver os líderes e executivos da empresa demonstram o compromisso da alta gestão com o programa, influenciando positivamente a cultura organizacional, em concordância com o primeiro pilar do compliance: o patrocínio efetivo da alta administração.
- Atualização Constante: As regulamentações e melhores práticas em compliance estão em constante evolução. Treinamentos periódicos garantem que todos estejam atualizados com as mudanças mais recentes, evitando desatualizações que poderiam comprometer a conformidade.
- Além dos colaboradores: O treinamento, em muitos casos, deve ir além dos muros da empresa: deve abranger todos os stakeholders pare ser realmente efetivo. Há diversos casos históricos de que problemas envolvendo empresas terceiras respingaram mais fortemente na contratante que na própria terceirizada. Isso deve ser mitigado com um treinamento efetivo nessas também.
Comunicação: O Pilar da Transparência e Envolvimento
Se o treinamento é a base do conhecimento, a comunicação é a ferramenta que assegura que esse conhecimento seja aplicado de maneira eficaz. A comunicação clara e constante é vital para manter a equipe engajada e informada.
Eis algumas maneiras pelas quais a comunicação fortalece um programa de compliance:
- Clareza e Transparência: Comunicação eficaz garante que as expectativas e responsabilidades de compliance sejam claras para todos os funcionários. Políticas e procedimentos bem comunicados reduzem ambiguidades e aumentam a conformidade.
- Engajamento dos Funcionários: Um diálogo aberto sobre questões de compliance incentiva os funcionários a se sentirem parte do processo, aumentando seu engajamento e proatividade em relatar problemas e sugerir melhorias.
- Canais de Comunicação Abertos: Estabelecer canais de comunicação claros e acessíveis para relatar violações ou preocupações de compliance é fundamental. Isso pode incluir linhas diretas, e-mails anônimos ou até mesmo plataformas digitais seguras.
- Feedback Contínuo: A comunicação não deve ser uma via de mão única. Incorporar feedback dos funcionários sobre o programa de compliance permite ajustes e melhorias contínuas, aumentando sua eficácia e aceitação.
Conclusão
A efetividade de um programa de compliance bem estruturado depende fortemente da implementação de treinamentos regulares e de uma comunicação clara e constante. Enquanto o treinamento capacita os funcionários com o conhecimento necessário, a comunicação assegura que este conhecimento seja aplicado de forma prática e contínua. Empresas que investem nessas áreas mitigam riscos e constroem uma cultura organizacional forte e ética, que é a base para o sucesso.
Ao integrar essas práticas, você protegerá sua empresa contra riscos legais e financeiros, e fomentará um ambiente de trabalho mais justo e transparente, o que, em última análise, beneficiará todos os stakeholders envolvidos e a visão que o mercado e órgãos reguladores ou de fiscalização têm de sua organização.